Kada bi nam neko rekao da napišemo najvažnije stavke, alate ili KPI-ove, koji su nam potrebni svakodnevno u poslovanju, potrajalo bi, zar ne? U velikom broju slučajeva ne bi mogli jednostavno da se odlučimo šta je važnije. U ovom tekstu želim da istaknem jednu od pomenutih važnijih stavki, a to je organizacija vremena u svrhu poboljšanja efikasnosti.
Problem sa kojim se svi suočavamo je poslovna organizacija, kako tima, tako i nas samih. Bilo da ste mag organizacije i da to radite ručno (Svaka čast!) ili koristite neki alat za to, važan je epilog.
Srećom, danas postoje veoma dobri alati koji nam u tome mogu i te kako pomoći.
Organizovati internu komunikaciju
Jedan od potencijalnih problema in-house komunikacije sa kolegama je izbor preferiranog kanala komunikacije. Drugim rečima, problem je u tome što ne postoji zvaničan kanal komunikacije, već svi koristimo onaj koji najviše volimo.
Neko će pomisliti, a šta je tu problem?
Ukoliko vi sa kolegama iz marketinga komunicirate putem Vibera, sa kolegama iz IT-a preko Jabber-a, sa finansijama putem Skype-a, a sa menadžmentom preko Whatsapp-a, uskoro će vam se desiti scenario da nećete znati da razlikujete zahteve od obične komunikacije, nakon čega obično sledi probijanje rokova, pogrešna komunikacija i celokupan prateći paket nerazumevanja gratis.
Alati koje vam predstavljamo mogu to mnogo bolje organizovati, da ne kažemo regulisati. Ali, sve je i dalje na vam, jer neće alat sam ništa da kreira 😉
Postavljanjem dobrih komunikacijskih temelja, kreiranjem transparentne organizacije projekata, dashbordova i taskova, možete omogućiti vašim timovima rad na zahtevima bez konstantnog prekidanja rada kroz mesindžere i ostale slične alate koji su danas dostupni.
Odvojiti zahteve od komunikacije
Sa ciljem da imate transparentno i pregledno uređenu i organizovanu komunikaciji, a da uz to postoji tempo razvoja, predlažem uvođenje i na kompanijskom nivou obavezno korišćenje nekih organizacijskih alata.
Oni će vam pomoći da se mnogo bolje organizujete, kreirate plan i raspodelu poslova, tempo razvoja i dinamiku produkcije. Da, činjenica je da će svaki od analata doneti dodatnog posla u vidu vođenja evidencije, ali benefit korišćenja istog to opravdava.
Informacije radi, prilikom redizajna jedne velike domaće web prodavnice, imao sam preko 960 jedinstvenih zahteva kreiranih u tu svrhu. Ko bi to sve ručno ispratio, zapamtio i testirao da se nije vodila detaljna evidencija?
Izdvojeni alati:
Active collab
Alat domaće proizvodnje, izuzetno lagan za korišćenje sa odličnim supportom. Jedan je od prvih sličnih alata koje sam koristio.
Impresivna lista klijenata i brendova koji koriste njihove usluge dosta govore o samom alatu i konstantnom kvalitetu usluge koji su uspeli da održe 15 godina!
Cena: Od 0$ do 7,5$ po članu tima
Besplatni paket za male timove: Da
Link: activecollab.com
ClickUp
Za razliku od prethodnika, alat ClickUp je noviji na tržistu, ali su uspeli brzo da se pozicioniraju kao jedan od dobrih izbora na ovom polju. U svojoj usluzi nude veliki broj raznih funkcionalnosti, a u zavisnosti od paketa usluge možete imati Calendar ili Task view vaših zahteva, kao i KanBoard ili Gantogram – što može biti korisno u nekim projektima.
Takođe, veoma je jednostavan za korišćenje. Imaju odličnu podršku bez obzira koji paket da koristite, ali uz prateće nivoe navedene usluge.
Cena: Od 0$ do 19$ po članu time
Besplatni paket za male timove: Da
Link: clickup.com
Jira
Pionir project menadžmenta, da ne kažemo senior. Jedan od prvih alata na tržištu i jedan od najkorišćenijih.
Oni su jedni od onih koji nude cloud/web-based verziju koja se hostuje kod njih, ali i data centar verziju, koju možete preuzeti i podići na svojim serverima, što predstavlja robusnije rešenje za kompanije sa specifičnim potrebama.
Cena web based: Od 0$ do 14,5$ po članu tima
Besplatni paket za male timove: Da
Link: https://www.atlassian.com/software/jira
Trello
Verujemo da ste čuli i za naše sledeći predlog. U pitanju je web-based app pod nazivom Trello.
Veoma jednostavan za korišćenje i od trenutka instalacije do početka korišćenja vam treba tek nešto više od par minuta.
Cena: Od 0$ do 17,5$ po članu tima
Besplatni paket za male timove: Da
Kanboard
Za poslednji, svakako ne najmanje vredan, predlog dolazi drugačije rešenje.
U pitanju je OpenSource CMS pod nazivom KanBoard, koji preuzimate i podižete na svom serveru.
Veoma je jednostavnog interfejsa, izuzetno lagan za korišćenje, ali je potrebno dodatno znanje da ga instalirate na vašem serveru.
Alat je potpuno besplatan, bez ograničenja. Omogućen je prevod na srpski jezik.
Cena: Besplatno
Link: https://kanboard.org/
Zaključak autora
Lično su mi navedeni alati pomogli u mnogim poslovnim poduhvatima i omogućili mi da vodim računa o više stotina taskova u okviru pojedinačnih projekata.
Neki od alata su besplatni, svi nude besplatne naloge sa ograničenim funkcionalnostima, ali i plaćane naloge. Takođe, velikom broju kompanija nije “zgodno” da se podaci o razvojnim projektima hostuju “tamo negde” na tuđim serverima i da potencijalno neko drugi ima pristup tim podacima.
Potrebe i ukusi su različiti, pa je najbolje da svaki alat osetite “pod rukom” kako bi shvatili koji vam je najbolji izbor.
Ovo svakako nije celokupna lista, ovo je lična preporuka, a verujem da mnogi od vas imaju još neki predlog, pa se nadam da ćemo ovu listu zajedno moći da dopunimo sa novim idejama.
Probajte i vi, možda vam se svidi da na ovaj način vodite svoje projekte.
Napomena: Ovaj tekst nije sponzorisan od pomenutih alata. Navedene alate sam lično koristio u raznim poslovnim poduhvatima i meni lično su odigrali veliku ulogu u organizaciji.
